XRechnung vs. ZUGFeRD: Welches E-Rechnungsformat passt zu Ihrem Unternehmen?
Die Einführung der E-Rechnung Pflicht 2025 in Deutschland rückt näher, und damit die Notwendigkeit, Rechnungen gemäß der europäischen Norm EN 16931 zu verarbeiten. Zwei Formate stehen dabei besonders im Fokus: XRechnung und ZUGFeRD. Beide sind konform mit der Norm, doch sie unterscheiden sich grundlegend in Struktur und Anwendung. Welches E-Rechnungsformat ist also das richtige für Ihr Unternehmen? Dieser Artikel beleuchtet den Unterschied zwischen XRechnung vs. ZUGFeRD, ihre jeweiligen Vor- und Nachteile und hilft Ihnen bei der Entscheidung.
Für einen vollständigen Überblick über die gesetzlichen Anforderungen lesen Sie unseren ultimativen Leitfaden zur E-Rechnung Pflicht 2025
Was ist XRechnung? Der Standard für strukturierte Daten
Was ist ZUGFeRD? Das hybride Format mit PDF-Ansicht
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format.
- Struktur: Eine ZUGFeRD-Rechnung besteht aus zwei Teilen:
- Einem PDF/A-3 Dokument: Dies ist die visuelle Darstellung der Rechnung, die für Menschen leicht lesbar ist (wie ein normales PDF).
- Einer eingebetteten XML-Datei: Diese enthält die strukturierten Rechnungsdaten gemäß der Norm EN 16931 (im relevanten Profil, z.B. ZUGFeRD 2.1.1 oder höher).
- Vorteile:
- Flexibilität: Bietet sowohl eine menschenlesbare Ansicht als auch maschinenlesbare Daten.
- Einfacherer Übergang: Unternehmen, die stark auf PDF-basierte Prozesse setzen, finden den Einstieg oft leichter.
- Breite Akzeptanz im B2B: Wird von vielen Unternehmen im B2B-Bereich genutzt.
- Nachteile:
- Größere Dateien: Die Kombination aus PDF und XML führt zu größeren Dateien als bei einer reinen XRechnung.
- Mögliche Inkonsistenzen: Es muss sichergestellt werden, dass die Daten im PDF und in der XML-Datei übereinstimmen (gute Software löst dies).
- Nicht immer für B2G: Obwohl technisch EN 16931-konform, fordern viele Behörden explizit XRechnung.
XRechnung vs. ZUGFeRD: Die wichtigsten Unterschiede im Überblick
Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD (Profil EN 16931) |
Format-Typ | Rein XML (Nur strukturierte Daten) | Hybrid (PDF/A-3 + eingebettete XML) |
Lesbarkeit | Nur maschinell (Viewer benötigt) | Menschlich (PDF) + Maschinell (XML) |
Primärer Anwendungsfall | B2G, vollautomatisierte B2B-Prozesse | B2B, flexiblere Prozesse, einfacher Übergang |
Pflicht für B2G | Ja (meistens) | Nein (meist XRechnung gefordert) |
EN 16931 Konformität | Ja | Ja (ab Version 2.1.1, Profil EN 16931) |
Komplexität (Empfang) | Erfordert Software, die XML verarbeiten kann | Erfordert Software, die XML aus PDF extrahieren kann |
Welches Format für welches Unternehmen? Entscheidungshilfe
Die Wahl zwischen XRechnung und ZUGFeRD hängt von Ihren spezifischen Bedürfnissen und Prozessen ab:
- Wann ist XRechnung die bessere Wahl?
- Wenn Sie Rechnungen an öffentliche Auftraggeber senden müssen.
- Wenn Ihr Fokus auf maximaler Automatisierung und Dunkelverarbeitung liegt.
- Wenn Ihre Systeme bereits gut für die Verarbeitung reiner XML-Daten ausgelegt sind.
- Wann eignet sich ZUGFeRD?
- Wenn Sie eine visuelle Darstellung (PDF) für Ihre Mitarbeiter oder bestimmte Prozesse benötigen.
- Wenn Sie einen sanfteren Übergang von PDF-basierten Rechnungen wünschen.
- Wenn Sie hauptsächlich im B2B-Bereich tätig sind und Ihre Partner ZUGFeRD akzeptieren oder bevorzugen.
- Wenn Sie eine Lösung suchen, die sowohl von Menschen als auch von Maschinen einfach verarbeitet werden kann.
Wichtig: Im Kontext der E-Rechnung Pflicht ab 2025 geht es primär um den Empfang. Ihr System sollte idealerweise beide Formate korrekt empfangen und verarbeiten können, da Sie nicht immer kontrollieren können, welches Format Ihre Lieferanten senden werden (solange es EN 16931-konform ist).
Die Rolle der Software: Legalinvoice unterstützt beide Formate
Die gute Nachricht: Sie müssen kein technischer Experte für XML-Strukturen werden. Eine moderne E-Rechnungs-Software wie Legalinvoice nimmt Ihnen die Komplexität ab.
- Flexibler Empfang & Versand: Legalinvoice kann sowohl XRechnungen als auch ZUGFeRD-Rechnungen (und andere EN 16931-konforme Formate) problemlos empfangen, verarbeiten und erstellen.
- Automatische Verarbeitung: Die strukturierten Daten werden automatisch ausgelesen und für Ihre Buchhaltung bereitgestellt, egal ob aus einer XRechnung oder der eingebetteten XML einer ZUGFeRD-Datei.
- Konformität sichergestellt: Sie erfüllen stets die Anforderungen der Norm EN 16931 und der deutschen Gesetzgebung.
Schlussfolgerung: Fokus auf Konformität und passende Prozesse
Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD sind valide und konforme E-Rechnungsformate für den deutschen Markt im Rahmen der EN 16931. Der wesentliche Unterschied liegt in der Struktur (rein XML vs. Hybrid). Die Wahl hängt von Ihren spezifischen Anforderungen, insbesondere im Hinblick auf Automatisierung und B2G-Geschäfte, ab. Für den verpflichtenden Empfang ab 2025 ist es entscheidend, eine Lösung zu haben, die flexibel genug ist, beide Formate zu verarbeiten. Die richtige Software macht den Unterschied und stellt sicher, dass Sie für die Zukunft der digitalen Rechnungsstellung gerüstet sind.
XRechnung ist das von den deutschen Behörden bevorzugte und für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung (B2G) meist verpflichtende Format.