Czym jest konserwacja cyfrowa?
Jak działa konserwacja cyfrowa?
“Konserwacja cyfrowa” oznacza zatem “zastąpienie dokumentów papierowych tym samym dokumentem w formacie cyfrowym”, którego prawna ważność formy, treści i czasu jest poświadczona podpisem cyfrowym i znacznikiem czasu.
Proces konserwacji automatycznie obejmuje:
– podpis cyfrowy, czyli podpis elektroniczny, który stosuje się do dokumentów komputerowych, tak jak podpis tradycyjny (odręczny) stosuje się do dokumentów papierowych;
– znacznik czasu, tj. ciąg znaków przedstawiających datę i/lub czas, aby ustalić rzeczywiste wystąpienie czynności/zdarzenia.
Połączenie podpisu cyfrowego ze znacznikiem czasu umożliwia zachowanie niezmienności, autentyczności, możliwości odzyskania, wartości prawnej, bezpieczeństwa, czytelności i integralności przechowywanych dokumentów w czasie.
Jaka jest różnica między archiwizacją a konserwacją?
Archiwizacja dokumentów odnosi się do przechowywania dokumentu (cyfrowego z pochodzenia lub zeskanowanego) na odpowiednim nośniku (np. Document System, CD). Konserwacja cyfrowa odnosi się do zastąpienia konserwacji papierowej konserwacją cyfrową, nawet w przypadku dokumentów, które pierwotnie były papierowe. Proces konserwacji jest więc późniejszy niż archiwizacja, w rzeczywistości dopiero po zakończeniu procedury konserwacji cyfrowej możliwe jest pozbycie się kopii papierowej.
Dlaczego konserwacja cyfrowa jest ważna?
Korzyści z przyjęcia systemu ochrony zasobów cyfrowych są różne:
– Szybkość w wyszukiwaniu dokumentów i informacji
– Większa kontrola procesów związanych z dokumentami
– Oszczędność miejsca na archiwizację dokumentów
– Oszczędność czasu na produktywne działania
– Mniejszy wpływ na organizację spowodowany wizytami kontrolnymi właściwych organów
