Legalinvoice bietet mehrere mühelose Optionen, damit Ihr Arbeitsablauf reibungslos funktioniert und Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.

Sie können Rechnungen direkt über das PEPPOL-Netzwerk empfangen. Das bedeutet, dass Ihre Lieferanten ihre digitalen Rechnungen direkt aus ihrer Software an Ihre senden können. Dies ist ein schneller, sicherer und international konformer Weg, um sowohl Business-to-Business- als auch Business-to-Government-Transaktionen abzuwickeln.

Wenn Sie bereits Rechnungen auf Ihrem Computer gespeichert haben, ist das Hochladen so einfach wie das Ziehen und Ablegen der Datei oder das Auswählen der Datei auf Ihrem Desktop. Das geht schnell und unkompliziert und stellt sicher, dass alles dort ankommt, wo es hingehört.

Benötigen Sie einen schnelleren Weg, um Eingangsrechnungen zu bearbeiten? Mit Legalinvoice können Sie Dokumente direkt an Ihre individuelle Plattform-E-Mail-Adresse senden. Nach dem Versand legt das System Ihre Eingangsrechnungen automatisch in Ihrem Schnellerfassungsbereich ab, so dass Sie sich nicht um die manuelle Sortierung kümmern müssen.

Noch besser: Das System kann Ihren E-Mail-Posteingang oder einen bestimmten Ordner stündlich durchsuchen, um rechnungsbezogene E-Mails zu identifizieren. Die Anhänge werden automatisch importiert und stehen zur Bearbeitung bereit – kein Aufwand für Sie, sondern eine nahtlose Integration.

Und was ist mit den physischen Rechnungen oder Quittungen, die Sie unterwegs erhalten? Auch dafür hat Legalinvoice eine Lösung. Verwenden Sie einfach die mobile App oder greifen Sie über den Browser Ihres Smartphones auf die Plattform zu, um ein schnelles Foto zu machen und es direkt hochzuladen. Das ist schnell, bequem und perfekt, um den Überblick über Dokumente zu behalten, egal wo Sie sind.
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Ganz gleich, ob Sie ein einzelnes Produkt hinzufügen oder eine ganze Liste importieren möchten, die Plattform bietet intuitive Werkzeuge, um Ihren Arbeitsablauf zu optimieren. Bei der Verwaltung von Produkten und Produktlisten geht es nicht nur um Effizienz, sondern auch darum, Ihnen Werkzeuge an die Hand zu geben, mit denen Sie organisiert bleiben und Zeit sparen können.

Um ein neues Produkt hinzuzufügen, füllen Sie einfach die Eingabefelder mit allen erforderlichen Produktdaten aus. Wenn Sie eine Rechnung erstellen, beginnen Sie mit der Eingabe des Produktnamens, und das System schlägt ihn aus Ihrer gespeicherten Liste vor, um eine schnelle und genaue Eingabe zu gewährleisten. Sie können auch Liefereinheiten verwalten, um alles zu organisieren.

Wenn Sie einen Barcode-Scanner verwenden, wird der Prozess sogar noch schneller. Speichern Sie einfach die eindeutigen Barcode-Nummern als Referenzen. Das System ruft dann automatisch die entsprechende Produktbeschreibung auf, was die Rechnungsstellung zu einem Kinderspiel macht.

Müssen Sie Rabatte anbieten? Es gibt ein spezielles Feld „Rabatt %“, das sich perfekt für die Anwendung von Mengenrabatten eignet und die Preisgestaltung transparent macht.

Für die Verwaltung großer Mengen können Sie mühelos ganze Produktlisten hinzufügen. Laden Sie eine Excel-Vorlage herunter, um Ihre Produktdaten einzugeben oder zu bearbeiten, und laden Sie die fertige Datei wieder in das System hoch, wenn Sie fertig sind. Sie können sogar bestehende Produktlisten für schnelle Aktualisierungen oder Anpassungen exportieren.

Aber das ist noch nicht alles. Mit Legalinvoice können Sie Produktbilder hinzufügen, verwandte Produkte verlinken und Gruppen erstellen, um Ihr Inventar besser zu organisieren. Diese Funktionen sind perfekt, um Ihr Lager zu strukturieren und sicherzustellen, dass alles genau so kategorisiert ist, wie Sie es brauchen.
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Die Verwaltung Ihrer Kundendatenbank war noch nie so einfach: Egal, ob Sie einen einzelnen Kunden hinzufügen oder eine ganze Liste importieren, die Legalinvoice-Plattform bietet alle Werkzeuge, die Sie für eine nahtlose Organisation und Personalisierung benötigen.

Wenn Sie einen neuen Kunden anlegen, beginnen Sie mit einem vereinfachten Formular zur Eingabe grundlegender Details. Müssen Sie weitere spezifische Informationen hinzufügen? Das ist kein Problem! Sie können das Formular ganz einfach um zusätzliche Felder erweitern, z. B. um mehrere E-Mail-Adressen für einen einzelnen Kunden.

Legalinvoice ist auch intelligent. Auf der Grundlage des Landes, in dem Sie sich befinden, kann das System automatisch verfügbare Unternehmensdaten aus der lokalen Mehrwertsteuerdatenbank abrufen, was Ihnen Zeit spart und Genauigkeit gewährleistet. Standardmäßig ist der Mehrwertsteuersatz für neue Kunden auf den Standardsatz Ihres Landes eingestellt, aber Sie können ihn mühelos an Ihre spezifischen Bedürfnisse anpassen.

Für diejenigen, die noch mehr Anpassungen benötigen, können Sie mit Legalinvoice über die Grundlagen hinausgehen. Fügen Sie zusätzliche Felder für eindeutige Identifikatoren wie Kennzeichen oder Fahrgestellnummern hinzu, die standardmäßig nicht enthalten sind. Diese benutzerdefinierten Felder stehen in allen Kundendateien zur Verfügung und können sogar auf Ihren Rechnungen erscheinen, perfekt zugeschnitten auf Ihre Anforderungen, einschließlich der Kompatibilität mit den Peppol BIS Billing Standards.

Wenn Sie eine Liste von Kunden haben, die Sie hinzufügen möchten, ist der Prozess genauso einfach. Importieren Sie Ihre Liste einfach direkt von Ihrem Computer, und Legalinvoice erledigt den Rest.

Mit diesen Funktionen können Sie mit Legalinvoice eine umfassende, anpassbare Kundendatenbank aufbauen, die Ihre Rechnungsstellung rationalisiert und alle wichtigen Informationen an einem Ort zusammenfasst.
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Die gemeinsame Nutzung von Dateien mit Ihrem Steuerberater oder die Integration mit Ihrer Buchhaltungssoftware ist mit Legalinvoice mühelos möglich. Unabhängig davon, ob Sie den Prozess automatisieren oder manuell durchführen möchten, gewährleistet die Plattform, dass Ihre Dokumente sicher und effizient versendet werden.

Zunächst können Sie verschiedene Dokumenttypen über die Plattform austauschen, darunter Eingangsrechnungen, Verkaufsrechnungen, CODA-Dateien, Quittungen und sonstige Dokumente. Diese Dateien können entweder manuell oder über automatische Funktionen versendet werden, die eine nahtlose Zusammenarbeit ermöglichen.

Wenn Sie mit einem Buchhalter zusammenarbeiten, vereinfacht Legalinvoice den Prozess, indem es automatisch erkennt, ob die angegebene E-Mail-Adresse zu einem registrierten Buchhalter oder einer Buchhaltungsfirma gehört. Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird, erhalten Sie eine Benachrichtigung, um eine Verbindung mit diesem Buchhalter herzustellen. Alternativ kann Ihnen Ihr Buchhalter eine Verbindungsanfrage schicken. Sobald die Verbindung hergestellt ist, erhält Ihr Buchhalter einen besseren Einblick in Ihre Finanzunterlagen und kann Ihre Rechnungen und Dokumente problemlos in seine Buchhaltungssoftware hochladen, was die Aufgaben am Quartalsende vereinfacht.

Sie bevorzugen eine manuelle Vorgehensweise? Kein Problem! Über das Untermenü „Senden“ im Menü „Buchhalter“ können Sie ausgewählte Dokumente an die E-Mail-Adresse Ihres Buchhalters senden. Sie haben auch die Möglichkeit, die verwendete Buchhaltungssoftware anzugeben und relevante Kommentare hinzuzufügen. Ihr Buchhalter erhält eine automatische E-Mail mit Download-Links für die Dokumente, die bequem in einer ZIP-Datei im UBL- oder PDF-Format verpackt sind.

Für diejenigen, die ihre Buchhaltung unabhängig führen, bietet Legalinvoice die Möglichkeit, Ihr eigenes Konto mit Ihrer Buchhaltungssoftware zu verknüpfen. So können Sie Ihre Buchhaltung intern führen, ohne einen externen Buchhalter hinzuziehen zu müssen, und trotzdem die leistungsstarken Funktionen der Plattform nutzen.

Mit diesen Optionen stellt Legalinvoice sicher, dass der Austausch von Dateien und die Zusammenarbeit mit Ihrem Buchhalter oder Ihrer Software so einfach und effizient wie möglich ist.
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