E-Rechnung Pflicht in Deutschland: Leitfaden 2025
Die E-Rechnung in Deutschland steht vor einem großen Wandel. Dieser Wandel bringt mehr Effizienz, Kosteneinsparungen und weniger Fehler. Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Diese E-Rechnungen müssen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen.
Diese wichtige Neuerung, die durch das Wachstumschancengesetz eingeführt wurde, ist ein entscheidender Schritt in Richtung Digitalisierung der Rechnungsstellung – hin zur verpflichtenden E-Rechnung. Aber was bedeutet das genau für Ihr Unternehmen? Und wie können Sie sich optimal vorbereiten?
Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen): Was ändert sich ab 2025?
Formate für die E-Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD als Vorreiter
Die Norm EN 16931 legt die Anforderungen fest, die eine E-Rechnung erfüllen muss, um auf europäischer Ebene als gültig zu gelten. In Deutschland sind die folgenden Formate, die dieser Norm entsprechen, am weitesten verbreitet und werden empfohlen:
- XRechnung: Das Standardformat für E-Rechnungen im B2B-Bereich, das für Transaktionen mit der deutschen öffentlichen Verwaltung verpflichtend ist. Es handelt sich um ein reines XML-Format, das ausschließlich strukturierte Daten enthält.
- ZUGFeRD: Dieses Format ist ein hybrides Format für E-Rechnungen. Es kombiniert eine PDF-Datei, die für den Benutzer lesbar ist, mit einer XML-Datei. Diese XML-Datei enthält die strukturierten Daten der E-Rechnung. Dieses Format erleichtert die Integration in bestehende Unternehmenssysteme.
Beide Formate gewährleisten Effizienz, Automatisierung und Fehlerreduzierung bei der Verarbeitung von E-Rechnungen.
Norm EN 16931: Das Herzstück der E-Rechnung in Europa
Die Norm EN 16931 wurde eingeführt, um E-Rechnungen in Europa zu vereinheitlichen.
Diese Norm gewährleistet:
- Interoperabilität: E-Rechnungen können problemlos zwischen verschiedenen Systemen und Ländern ausgetauscht werden.
- Effizienz: Automatisierung von Prozessen und Reduzierung von Fehlern bei der Verarbeitung von E-Rechnungen.
- Sicherheit: Bessere Rückverfolgbarkeit und Kontrolle von Transaktionen mit E-Rechnungen.
E-Rechnung Pflicht: Praktische Aspekte für Unternehmen
Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung bringt für deutsche Unternehmen eine Reihe von praktischen Anpassungen mit sich:
- Softwareauswahl: Es ist entscheidend, eine Software für die E-Rechnung zu wählen. Sie sollte den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Außerdem sollte sie einfach zu bedienen sein und sich in bestehende Unternehmenssysteme integrieren lassen.
- Schulung der Mitarbeiter: Das Verwaltungspersonal muss im Umgang mit der neuen Software und den Verfahren zur Verwaltung von E-Rechnungen geschult werden.
- Anpassung interner Prozesse:
- Die internen Prozesse müssen angepasst werden.
- Es geht um den Empfang von E-Rechnungen.
- Auch die Erfassung und Archivierung müssen überarbeitet werden. Sie sollen an die neue digitale Arbeitsweise – die Arbeit mit E-Rechnungen – angepasst werden.
- Kommunikation mit Lieferanten: Es ist wichtig, mit Ihren Lieferanten zu kommunizieren, um sicherzustellen, dass diese in der Lage sind, konforme E-Rechnungen zu senden.
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- Gesetzeskonformität: Legalinvoice entspricht vollständig den deutschen und europäischen Vorschriften zur E-Rechnung.
- Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive und einfach zu bedienende Benutzeroberfläche, auch für Benutzer ohne technische Vorkenntnisse.
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- Engagierter Support: Ein Expertenteam steht Ihnen für Unterstützung und persönliche Beratung zur Verfügung.
FAQ - Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnung in Deutschland
Wer ist in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen?
Alle Unternehmen, die im B2B-Bereich in Deutschland tätig sind, müssen sich bis 2027 (für Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800.000 €) bzw. bis 2028 (für alle anderen) an die E-Rechnung Pflicht halten. Vorerst betrifft die Pflicht nur den Empfang von E-Rechnungen.
Welche Strafen drohen bei Nichteinhaltung der E-Rechnung Pflicht?
Unternehmen, die sich nicht an die Vorschriften zur E-Rechnung halten, müssen mit steuerlichen Sanktionen und Schwierigkeiten in den Beziehungen zu Lieferanten und der öffentlichen Verwaltung rechnen.
Wie kann ich die E-Rechnung in meinem Unternehmen umsetzen?
Sie können eine konforme Lösung wie Legalinvoice einsetzen, die die Verwaltung digitaler Rechnungen – also von E-Rechnungen – vereinfacht, die Einhaltung der neuen Vorschriften gewährleistet und einen Service zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung bietet.
Gibt es einen Unterschied zwischen einer E-Rechnung und einer PDF-Rechnung?
Ja. Eine einfache PDF-Rechnung, die per E-Mail verschickt wird, gilt nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Die E-Rechnung muss in einem strukturierten Format (wie XRechnung oder ZUGFeRD) vorliegen, das die automatische Verarbeitung der Daten ermöglicht.
Kann ich weiterhin Papierrechnungen von ausländischen Lieferanten erhalten?
Ja, die Pflicht zum Empfang der E-Rechnung gilt nur für B2B-Transaktionen in Deutschland. Für Rechnungen von ausländischen Lieferanten gelten die Vorschriften des jeweiligen Herkunftslandes.
Wie kann ich überprüfen, ob eine E-Rechnung konform ist?
Sie können kostenlose Online-Tools verwenden oder sich auf Software wie Legalinvoice verlassen, die die Konformität der empfangenen E-Rechnungen automatisch überprüft.
Ab dem 1. Januar 2025 verpflichtet die E-Rechnung Pflicht alle deutschen Unternehmen, unabhängig vom Umsatz, dazu, E-Rechnungen gemäß der europäischen Norm EN 16931 empfangen zu können. Auch PDF-Rechnungen per E-Mail sind dann nicht mehr ausreichend. Sie benötigen ein System, das diese neuen digitalen Formate – also E-Rechnungen – verarbeiten kann.