Was ist und wozu dient die Software für digitale Signaturen?
Eine Software für elektronische Signaturen ist ein Tool, mit dem Sie Dokumente und Verträge digital und rechtsgültig unterzeichnen, alle Unterzeichnungsvorgänge verwalten und mehrere Dateien und Ordner mit einem Zeitstempel versehen können.
Durch den Einsatz von Software für digitale Signaturen können Privatpersonen, Fachleute und Unternehmen Unterschriftsprozesse mit den neuesten kryptografischen Technologien verwalten, die die Authentizität und Integrität des Dokuments garantieren und sicherstellen, dass es nicht nachträglich durch unbefugte Änderungen verändert wird. Seine Verwendung ist inzwischen weit verbreitet, da es Abläufe und Prozesse erleichtert, die sonst mehr Zeit und Ressourcen erfordern würden. Anwendungen für digitale Signaturen ermöglichen es nämlich, Prozesse zu digitalisieren, zu automatisieren und zu beschleunigen, wodurch die Verwendung von Papier vermieden und der CO2-Ausstoß verringert wird.
Mit Software für elektronische Signaturen können Sie Vereinbarungen, Transaktionen, Verträge und Geschäftsdokumente unterzeichnen, indem Sie Genehmigungs- und Unterzeichnungsprozesse effizienter verwalten. Diese digitalen Lösungen rationalisieren und optimieren auch die Arbeitsabläufe und eliminieren die Kosten für den Druck, den Versand und die Ablage von Dokumenten.
So funktioniert Software für elektronische Signaturen
In diese IT-Lösungen sind fortschrittliche Verschlüsselungs- und Authentifizierungstechnologien integriert, die die Sicherheit und Rechtsgültigkeit der auf den Dokumenten angebrachten Unterschriften gewährleisten. Zunächst müssen Sie ein Signaturzertifikat (einfach, fortgeschritten oder qualifiziert) auswählen, das die Identität des Unterzeichners und die Echtheit seiner Signatur garantiert.
Nach Abschluss der persönlichen Identitätserkennung, die für den Erhalt des digitalen Zertifikats erforderlich ist, und nach der Installation der Software für elektronische Signaturen folgt der Benutzer einem Authentifizierungsverfahren, das häufig auf einer Kombination aus Benutzernamen, Passwort und manchmal zusätzlichen Identifizierungsfaktoren basiert. Ab diesem Punkt kann die Software für elektronische Signaturen auf dem eigenen Gerät verwendet werden: Der Benutzer lädt ein Dokument in die Software und signiert es mit dem gewählten digitalen Zertifikat.
Diese IT-Lösungen ermöglichen die Unterzeichnung von Dokumenten in elektronischen Formaten (PDF, P7M oder XML) und können je nach Betriebssystem oder den spezifischen Bedürfnissen des Benutzers variieren. Darüber hinaus kann ein Zeitstempel angebracht werden, der den genauen Zeitpunkt der Unterzeichnung des Dokuments nachweist und somit ein zusätzliches Maß an Sicherheit und Zuverlässigkeit bietet.
Die hochmoderne Software für elektronische Unterschriften enthält Funktionen für die Organisation von Dokumenten, die Integration mit Cloud-Speichern und ERP-Diensten im Unternehmen sowie die Verwaltung von Fristen, Dringlichkeiten und Benachrichtigungsmodi. Ein Beispiel dafür ist GoSign von InfoCert, die fortschrittliche, benutzerfreundliche Plattform für elektronische Signaturen, die die Digitalisierung von Transaktionen und Genehmigungsprozessen ermöglicht und gleichzeitig die volle Rechtsgültigkeit der unterzeichneten Dokumente gewährleistet.
