Czym jest i do czego służy oprogramowanie do podpisu cyfrowego?
Oprogramowanie do podpisu elektronicznego to narzędzie, które umożliwia cyfrowe podpisywanie dokumentów i umów z pełną mocą prawną, zarządzanie wszystkimi procesami podpisywania oraz umieszczanie znaczników czasu na wielu plikach i folderach.
Korzystając z oprogramowania do podpisu cyfrowego, osoby fizyczne, profesjonaliści i firmy mogą zarządzać procesami podpisu przy użyciu najnowszych technologii kryptograficznych, które gwarantują autentyczność i integralność dokumentu oraz zapewniają, że nie zostanie on później zmieniony przez nieautoryzowane modyfikacje. Jego zastosowanie jest obecnie powszechne ze względu na jego zdolność do ułatwiania operacji i procesów, które w przeciwnym razie wymagałyby więcej czasu i zasobów. W rzeczywistości aplikacje do podpisu cyfrowego umożliwiają cyfryzację, automatyzację i przyspieszenie procesów, unikając korzystania z papieru i zmniejszając emisję CO2.
Korzystając z oprogramowania do podpisu elektronicznego, możliwe jest podpisywanie umów, transakcji, kontraktów i dokumentów biznesowych poprzez bardziej efektywne zarządzanie procesami zatwierdzania i podpisywania. Te cyfrowe rozwiązania usprawniają i optymalizują przepływy pracy, eliminując koszty związane z drukowaniem dokumentów, wysyłką i archiwizacją papieru.
Jak działa oprogramowanie do podpisu elektronicznego
Te rozwiązania informatyczne integrują zaawansowane technologie szyfrowania i uwierzytelniania, które zapewniają bezpieczeństwo i prawną ważność podpisów składanych na dokumentach. Na początku konieczne jest wybranie certyfikatu podpisu (prostego, zaawansowanego lub kwalifikowanego), który gwarantuje tożsamość osoby podpisującej i autentyczność jej podpisu.
Po zakończeniu rozpoznawania tożsamości osobistej wymaganego do uzyskania certyfikatu cyfrowego i po zainstalowaniu oprogramowania do podpisu elektronicznego użytkownik przechodzi procedurę uwierzytelniania, często opartą na kombinacji nazwy użytkownika, hasła, a czasem dodatkowych czynników identyfikujących. Od tego momentu oprogramowanie do podpisu elektronicznego może być używane na urządzeniu: użytkownik ładuje dokument do oprogramowania i podpisuje go przy użyciu wybranego certyfikatu cyfrowego.
Te rozwiązania informatyczne umożliwiają podpisywanie dokumentów w formatach elektronicznych (PDF, P7M lub XML) i mogą różnić się w zależności od systemu operacyjnego lub konkretnych potrzeb użytkownika. Ponadto można umieścić znacznik czasu, zapewniając dowód dokładnego momentu podpisania dokumentu, oferując dodatkowy poziom bezpieczeństwa i niezawodności.
Najnowocześniejsze oprogramowanie do podpisu elektronicznego obejmuje funkcje dedykowane organizacji dokumentów, integracji z pamięcią masową w chmurze przedsiębiorstwa i usługami ERP oraz zarządzaniu terminami, pilnością i trybami powiadomień. Jednym z przykładów jest GoSign firmy InfoCert, zaawansowana, łatwa w użyciu platforma podpisu elektronicznego, która umożliwia cyfryzację transakcji i procesów zatwierdzania, zapewniając jednocześnie pełną wartość prawną podpisanych dokumentów.
