More power to your signature processes with GoSign
InfoCert został wybrany przez dużego gracza działającego w sektorze zintegrowanych usług wodnych do digitalizacji procesów zakupowych.
InfoCert dla sektora energetycznego i użyteczności publicznej.
Od dostaw energii elektrycznej i gazu po obieg wody i gospodarkę odpadami, usługi komunalne są niezbędne dla zdrowia obywateli oraz funkcjonowania codziennych czynności i gospodarki. Dlatego ich odporność staje się coraz ważniejsza zarówno w obliczu nasilających się ekstremalnych zjawisk pogodowych, jak i podatności na zagrożenia związane z rozwojem cyfryzacji. W tym kontekście przyjęcie cyfrowych rozwiązań zaufania jest kluczem do sprostania obecnym wyzwaniom przy jednoczesnym zapewnieniu integralności, autentyczności i bezpieczeństwa urządzeń.
Cel: cyfryzacja procesów zakupowych
InfoCert został wybrany jako partner w celu zaspokojenia potrzeb dużego przedsiębiorstwa wielozakładowego działającego w zakresie zarządzania i rozwoju sieci i usług w sektorach wodnym, energetycznym i ochrony środowiska. Jako jeden z wiodących operatorów na poziomie krajowym w sektorze zintegrowanych usług wodnych, Grupa musiała zdigitalizować swoje procesy zakupowe, które zawsze były zarządzane analogowo. Dotyczyły one zarówno użytkowników wewnętrznych, jak i zewnętrznych w stosunku do organizacji.
- Wniosek o odstępstwo od terminów płatności;
- Zaufanie wyłącznego dostawcy;
- Formularz zgłoszenia towarów;
- Formularz wniosku o zakup.
W związku z tym zaistniała potrzeba wyposażenia się w system podpisu cyfrowego, który pozwoliłby na kompletne dematerializacja procesu zakupowegoPocząwszy od wypełnienia określonych formularzy, aż do ich przedłożenia do zatwierdzenia i podpisania, z możliwością dołączenia wszelkich dokumentów przydatnych w procesie zatwierdzania. W związku z tym istniała silna potrzeba usprawnienia konkretnych procesów zakupowych, aby przyspieszyć działania, nie rezygnując jednocześnie z bezpiecznego działania.
Dzięki GoSign zarządzanie dokumentami jest łatwe i bezpieczne
Klient, zadowolony z poprzedniej współpracy z InfoCert, mającej na celu wdrożenie produktu Legalmail Enterprise, zdecydował się kontynuować swoją cyfrową transformację, tym razem zwracając się do InfoCert w celu realizacji bardziej złożonego projektu cyfryzacji.
Uznanie dla InfoCert rosło z czasem, ponieważ w porównaniu z poprzednimi doświadczeniami z innymi dostawcami usług cyfrowych, Grupa zawsze czuła się wysłuchana i wspierana. W rzeczywistości, dzięki dedykowanemu Technical Account Managerowi, był on śledzony krok po kroku podczas wdrożeń, a jego potrzeby były uważnie wysłuchiwane.
Następnie InfoCert zaproponował przyjęcie GoSign, kompletnej platformy zaprojektowanej w celu ułatwienia wprowadzenia podpisów cyfrowych w firmach, która łączy model zgodny z przepisami z dużą łatwością użytkowania.
GoSign został uznany za idealne rozwiązanie dla Grupy, ponieważ umożliwia klasyfikowanie dokumentów, dodawanie notatek, zarządzanie załącznikami i konfigurowanie wielu zatwierdzeń, umożliwiając składanie podpisów nawet przez użytkowników zewnętrznych. Usługa umożliwia przestrzeganie zasad podpisywania, synchronizację procesów administracyjnych, śledzenie wszystkich czynności formalnych i archiwizację wszystkich podpisanych dokumentów. Technologia podpisu cyfrowego gwarantuje również autentyczność dokumentu, umożliwiając weryfikację zarówno tożsamości osoby składającej podpis, jak i niezmienności dokumentu od momentu jego podpisania.
W szczególności w GoSign stworzono specjalne funkcje, zwane “przyjaznymi narzędziami”, z których mogą korzystać klienci należący do Grupy, ale z różnych firm.
Oprócz integracji z SAP, InfoCert opracował również dla klienta integrację GoSign z systemem zarządzania używanym wewnętrznie przez dział HR. W ten sposób pracownicy byli w stanie zaoszczędzić czas i energię poprzez dematerializację i usprawnienie procesów wewnętrznych, osiągając znaczące wyniki w nieco ponad 3 lata:
