Ce este conservarea digitală?
Cum funcționează conservarea digitală?
“Conservarea digitală” înseamnă, prin urmare, “înlocuirea documentelor pe suport de hârtie cu același document în format digital”, a cărui valabilitate juridică de formă, conținut și timp este atestată printr-o semnătură digitală și o ștampilă de timp.
Procesul de conservare include în mod automat:
– semnătura digitală, adică semnătura electronică care se aplică pe documente informatice, la fel cum semnătura tradițională (manuscrisă) se aplică pe documente pe hârtie;
– ștampila de timp, adică o succesiune de caractere care reprezintă o dată și/sau o oră pentru a stabili apariția efectivă a unei activități/eveniment.
Combinația dintre semnătura digitală și ștampila temporală face posibilă menținerea nemodificabilității, autenticității, recuperabilității, valorii juridice, securității, lizibilității și integrității documentelor stocate, neschimbate în timp.
Care este diferența dintre arhivare și conservare?
Arhivarea documentelor se referă la stocarea unui document (digital de la origine sau scanat) pe un suport adecvat (de exemplu, sistem de documente, CD). Conservarea digitală se referă la înlocuirea conservării pe suport de hârtie cu conservarea digitală, chiar și în cazul documentelor care au fost inițial pe suport de hârtie. Prin urmare, procesul de prezervare este ulterior oricărei arhivări, de fapt, numai după procedura de prezervare digitală este posibil să se elimine copia pe suport de hârtie.
De ce este importantă conservarea digitală?
Avantajele adoptării unui sistem de conservare digitală sunt diverse:
– Rapiditate în recuperarea documentelor și a informațiilor
– Un control mai mare al proceselor de documentare
– Spațiu economisit pentru arhivarea documentelor
– Timp economisit pentru activități productive
– Un impact mai redus asupra organizației cauzat de vizitele de inspecție ale organismelor competente
