More power to your signature processes with GoSign
Az InfoCertet az integrált vízszolgáltatási ágazatban működő egyik jelentős szereplő választotta a beszerzési folyamatok digitalizálására.
InfoCert az energia- és közüzemi ágazat számára.
Az áram- és gázellátástól kezdve a vízkörforgáson át a hulladékgazdálkodásig a közművek nélkülözhetetlenek a polgárok egészsége, a mindennapi tevékenységek és a gazdaság működése szempontjából. Ezért ellenálló képességük egyre fontosabbá vált mind a növekvő szélsőséges időjárási eseményekkel, mind a digitalizáció fejlődésével kapcsolatos sebezhetőséggel szemben. Ebben az összefüggésben a digitális bizalmi megoldások alkalmazása a kulcs a jelen kihívásainak való megfeleléshez, miközben biztosítja az eszközök integritását, hitelességét és biztonságát.
Cél: a beszerzési folyamatok digitalizálása
Az InfoCertet egy nagy, a víz-, az energia- és a környezetvédelmi ágazatban a hálózatok és szolgáltatások irányításában és fejlesztésében tevékenykedő többcélú szolgáltató választotta partneréül. Az integrált vízszolgáltatási ágazat egyik vezető nemzeti szintű szereplőjeként a csoportnak digitalizálnia kellett beszerzési folyamatait, amelyeket eddig analóg módon kezeltek. Ezek a szervezeten belüli és kívüli felhasználókat egyaránt érintettek.
- A fizetési határidőtől való eltérés iránti kérelem;
- Kizárólagos szállítói bizalom;
- Árubeszerzési űrlap;
- Vásárlási kérelem nyomtatvány.
Ezért olyan digitális aláírási rendszerrel kellett felszerelni magát, amely lehetővé teszi a teljes a beszerzési folyamat dematerializálása, kezdve az egyes űrlapok kitöltésétől a jóváhagyásra és aláírásra történő benyújtásukig, azzal a lehetőséggel, hogy a jóváhagyási folyamathoz bármilyen hasznos dokumentumot csatolni lehet. Ezért nagy szükség volt a konkrét beszerzési folyamatok racionalizálására, a tevékenységek felgyorsítására, miközben nem kellett feladni a biztonságos működést.
A GoSign segítségével a dokumentumkezelés egyszerű és biztonságos
Az Ügyfél, aki elégedett volt az InfoCert-tel a Legalmail Enterprise termék bevezetésére irányuló korábbi együttműködéssel, úgy döntött, hogy folytatja a digitális átalakulás útját, és ezúttal az InfoCerthez fordul egy összetettebb digitalizációs projekt érdekében.
Az InfoCert iránti megbecsülés az idő múlásával nőtt, mert a más digitális szállítókkal szerzett korábbi tapasztalatokhoz képest a csoport mindig úgy érezte, hogy meghallgatják és támogatják. Valójában egy dedikált technikai ügyfélmenedzsernek köszönhetően lépésről lépésre követték a megvalósítások során, és igényeit gondosan meghallgatták.
Az InfoCert ezután a GoSign bevezetését javasolta, amely a digitális aláírások vállalatoknál történő bevezetésének megkönnyítésére tervezett teljes körű platform, amely a jogszabályoknak megfelelő modellt nagyfokú egyszerűséggel kombinálja.
A GoSign-t tökéletes megoldásnak találták a vállalatcsoport számára, mivel lehetővé teszi a dokumentumok osztályozását, a jegyzetek hozzáadását, a mellékletek kezelését és a többszörös jóváhagyás beállítását, lehetővé téve az aláírások elhelyezését akár külső felhasználók által is. A szolgáltatás lehetővé teszi az aláírási irányelveknek való megfelelést, az adminisztratív folyamatok időzítését, az összes hivatalos aktus nyomon követését és az összes aláírt dokumentum archiválását. A digitális aláírási technológia garantálja a dokumentum hitelességét is, lehetővé téve az aláíró személy személyazonosságának és a dokumentum megváltoztathatatlanságának ellenőrzését az aláírás pillanatától kezdve.
A GoSignban speciális funkciókat hoztak létre, úgynevezett “barátságos segédprogramokat“, amelyeket a csoporthoz tartozó, de különböző vállalatokhoz tartozó ügyfelek általánosan használhatnak.
Az SAP-val való integráción kívül az InfoCert kifejlesztett az ügyfél számára egy integrációt a GoSign és a HR részleg által használt belső irányítási rendszer között. Az alkalmazottak így időt és energiát takaríthattak meg a belső folyamatok dematerializálásával és racionalizálásával, és alig több mint 3 év alatt jelentős eredményeket értek el:
