More power to your signature processes with GoSign
InfoCert a fost ales de un jucător important care activează în sectorul serviciilor integrate de apă pentru a digitaliza procesele de achiziție.
InfoCert pentru sectorul energetic și al utilităților.
De la alimentarea cu energie electrică și gaze naturale până la ciclul apei și gestionarea deșeurilor, serviciile de utilități sunt indispensabile pentru sănătatea cetățenilor și pentru funcționarea activităților zilnice și a economiei. Prin urmare, reziliența acestora a devenit din ce în ce mai importantă atât în fața creșterii evenimentelor meteorologice extreme, cât și a vulnerabilităților legate de dezvoltarea digitalizării. În acest context, adoptarea de soluții de încredere digitală este cheia pentru a face față provocărilor prezentului, asigurând în același timp integritatea, autenticitatea și securitatea dispozitivelor proprii.
Obiectiv: digitalizarea proceselor de achiziție
InfoCert a fost ales ca partener pentru a răspunde nevoilor unei importante companii multiutilități care activează în domeniul gestionării și dezvoltării de rețele și servicii în sectoarele apei, energiei și mediului. Fiind unul dintre principalii operatori la nivel național în sectorul serviciilor integrate de apă, Grupul avea nevoie să își digitalizeze procesele de achiziție, care fuseseră întotdeauna gestionate în mod analogic. Acestea au implicat utilizatori atât interni, cât și externi organizației.
- Cerere de derogare de la termenele de plată;
- Trustul furnizorului exclusiv;
- Formular de înscriere a mărfurilor;
- Formular de cerere de achiziție.
Prin urmare, a fost nevoie să se doteze cu un sistem de semnătură digitală care să permită o completă dematerializarea procesului de achiziție, începând de la completarea formularelor specifice până la depunerea acestora spre aprobare și semnare, cu posibilitatea de a putea atașa orice document util în procesul de aprobare. Astfel, a existat o nevoie stringentă de a raționaliza procesele specifice de achiziție, pentru a accelera activitățile, fără a renunța la siguranța în exploatare.
Cu GoSign, gestionarea documentelor este ușoară și sigură
Clientul, mulțumit de colaborarea anterioară cu InfoCert în vederea adoptării produsului Legalmail Enterprise, a decis să-și continue călătoria de transformare digitală, de data aceasta apelând la InfoCert pentru un proiect de digitalizare mai complex.
Aprecierea față de InfoCert a crescut în timp, deoarece, în comparație cu experiențele anterioare cu alți furnizori digitali, Grupul s-a simțit întotdeauna ascultat și sprijinit. De fapt, datorită unui manager tehnic de cont dedicat, a fost urmărit pas cu pas în cadrul implementărilor, iar nevoile sale au fost ascultate cu atenție.
InfoCert a propus apoi adoptarea GoSign, o platformă completă concepută pentru a facilita introducerea semnăturilor digitale în companii, care combină un model conform cu reglementările cu o mare ușurință de utilizare.
GoSign a fost identificat ca fiind soluția perfectă pentru grup, deoarece permite clasificarea documentelor, adăugarea de note, gestionarea atașamentelor și stabilirea de aprobări multiple, permițând aplicarea semnăturilor chiar și de către utilizatori externi. Serviciul permite respectarea politicilor de semnare, sincronizarea proceselor administrative, urmărirea tuturor actelor oficiale și arhivarea tuturor documentelor semnate. Tehnologia semnăturii digitale garantează, de asemenea, autenticitatea documentului, permițând verificarea atât a identității persoanei care semnează, cât și a inalterabilității documentului din momentul semnării.
În special, în GoSign au fost special create funcționalități speciale, denumite “utilități prietenoase”, care pot fi utilizate în mod generalizat de către clienții aparținând Grupului, dar din companii diferite.
Pe lângă integrarea cu SAP, InfoCert a dezvoltat pentru client și o integrare între GoSign și sistemul de management utilizat la nivel intern de către departamentul de resurse umane. Astfel, angajații au reușit să economisească timp și energie prin dematerializarea și eficientizarea proceselor interne, obținând rezultate semnificative în puțin peste 3 ani:
